Granskningshandling
Vanliga frågor om granskningshandling
Svar på de vanligaste frågorna om vad en granskningshandling är, vilka roller som ingår i en granskning och hur en digital granskningsprocess fungerar i praktiken.
Vad är en granskningshandling?
En granskningshandling är de ritningar och andra handlingar som en beställare eller projektör skickar ut för granskning innan underlaget går vidare i processen – till exempel inför upphandling eller produktion. Granskarna, ofta specialister inom olika discipliner, går igenom handlingarna och lämnar synpunkter på sådant som är fel, otydligt eller saknas. Syftet är att upptäcka och rätta till problem innan handlingarna fastställs.
Vad är syftet med en granskning?
Syftet är att kvalitetssäkra projekteringsunderlaget innan det går vidare till nästa skede. Genom att låta flera personer granska handlingarna kan fel, brister, konflikter och otydligheter upptäckas innan de leder till problem i upphandling eller produktion. En väl genomförd granskning kan därför minska risken för kostsamma ändringar, ÄTA-arbeten och förseningar längre fram i projektet.
När används granskningshandlingar?
Granskningshandlingar används framför allt under projekteringen, när handlingarna börjar bli tillräckligt färdiga för en strukturerad granskning men fortfarande kan ändras. Det kan exempelvis vara inför upphandling av entreprenad, inför fastställande av bygghandlingar eller vid större revideringar av ett projektunderlag.
Vad är skillnaden mellan en granskningshandling och en bygghandling?
En granskningshandling är ett skede i processen, inte en färdig leverans. Den skickas ut specifikt för att samla in synpunkter under en avgränsad granskningsperiod. En bygghandling är däremot den färdiga och godkända versionen som entreprenören kan bygga efter, när synpunkterna från granskningen har hanterats och handlingen är klar för produktion.
Vad kan ingå i en granskningshandling?
En granskningshandling kan bestå av många olika typer av dokument beroende på projektet. Vanliga exempel är ritningar, tekniska beskrivningar, modeller, scheman, förteckningar och andra tekniska dokument. Granskningen kan omfatta hela projektet eller vara avgränsad till vissa discipliner eller delar av underlaget.
Vilka roller ingår i en granskning?
En granskning har normalt tre roller. Beställaren skapar granskningen, bjuder in projektör och granskare och sätter granskningsperiodens start- och slutdatum. Projektören tillhandahåller eller laddar upp handlingarna och svarar på de synpunkter som kommer in. Granskaren går igenom handlingarna och lämnar synpunkter på specifika platser i ritningarna eller dokumenten.
Vem kan vara granskare?
En granskare bör ha relevant kompetens för den del av handlingen som ska granskas. Det kan exempelvis vara en projektör från en annan disciplin, en teknisk specialist, en produktionskunnig person eller någon med särskild erfarenhet inom ett visst teknikområde. Ofta granskas samma handling av flera personer med olika kompetenser.
Vad är en synpunkt?
En synpunkt är en kommentar som en granskare lämnar kopplad till en specifik plats på en ritning eller handling. Det kan handla om ett fel, en otydlighet, en konflikt med en annan handling eller en fråga som behöver besvaras. Varje synpunkt bör vara så tydlig och konkret att projektören kan förstå vad som behöver utredas eller ändras.
Vilka statusar kan en synpunkt ha?
En synpunkt kan exempelvis ha statusen öppen, besvarad, accepterad eller avvisad. Öppen betyder att synpunkten ännu inte är hanterad. Besvarad betyder att projektören har lämnat ett svar men att synpunkten ännu inte är slutligt bedömd. Accepterad betyder att synpunkten ska hanteras eller att föreslagen ändring godtas. Avvisad betyder att synpunkten inte leder till någon ändring, normalt med en motivering.
Vad är skillnaden mellan en kommentar och en granskningssynpunkt?
En vanlig kommentar kan vara generell och sakna tydlig koppling till en specifik del av handlingen. En granskningssynpunkt bör däremot vara placerad på exakt rätt ställe och beskriva vad som behöver uppmärksammas. Det gör det enklare för projektören att hitta, förstå och åtgärda synpunkten.
Hur lång bör en granskningsperiod vara?
Det varierar med projektets storlek och komplexitet, men två till fyra veckor är vanligt för att ge granskarna tillräckligt med tid att gå igenom handlingarna utan att processen drar ut för länge. Det viktigaste är att perioden har ett tydligt start- och slutdatum som alla inblandade känner till.
Vad händer med synpunkterna efter granskningen?
Efter granskningsperioden går projektören igenom de synpunkter som kommit in och tar ställning till vilka som ska åtgärdas. De ändringar som behövs förs sedan in i handlingarna. Synpunkter som inte leder till någon ändring bör normalt ha ett tydligt svar eller en motivering, så att det i efterhand går att förstå hur de hanterades.
Vad händer när granskningsperioden är slut?
När granskningsperioden löper ut går projektet vidare till att hantera de synpunkter som kommit in. När synpunkterna är omhändertagna kan handlingarna fastställas och gå vidare till nästa skede. Hela granskningshistoriken kan samtidigt sparas som dokumentation, inklusive handlingar, synpunkter, svar och status.
Varför digital granskning istället för Excel, SharePoint eller Bluebeam?
Excel-listor och delade mappar tappar snabbt kopplingen mellan en synpunkt och den exakta platsen i handlingen. Det blir också svårare att hålla reda på vem som ska göra vad, vilken version som gäller och vilka synpunkter som fortfarande är öppna. Med digital granskning direkt i webbläsaren placeras synpunkten på rätt plats i handlingen och alla deltagare kan se aktuella svar och statusar. Historiken samlas på ett ställe och alla arbetar mot samma underlag.
Behöver granskarna installera något program?
Nej, en webbaserad granskningslösning kan användas direkt i webbläsaren. Det gör det enklare att bjuda in externa granskare eftersom de inte behöver installera särskild programvara för att kunna delta i granskningen.
Kan flera personer granska samma handling samtidigt?
Ja. Flera granskare kan arbeta parallellt och lämna synpunkter på samma handling. Det gör det möjligt att samla granskning från flera discipliner och kompetenser i samma process.
Kan man granska olika discipliner i samma projekt?
Ja. En granskning kan exempelvis innehålla arkitektur, bygg, mark, geoteknik, VA, el, VVS eller andra teknikområden. Granskarna kan då arbeta utifrån sin egen kompetens samtidigt som projektören får allt samlat i samma granskningsprocess.
Varför är det viktigt att koppla synpunkten till ritningen?
När en synpunkt placeras direkt på ritningen blir det tydligt exakt vad granskaren syftar på. Det minskar risken för missförstånd och gör det betydligt enklare för projektören att hitta och åtgärda problemet. Det är särskilt viktigt i stora projekt där samma handling kan innehålla hundratals detaljer och komponenter.
Vad händer om en synpunkt avvisas?
En synpunkt som avvisas bör normalt kompletteras med ett svar eller en motivering. Då finns det i efterhand dokumenterat varför ingen ändring genomfördes. Det skapar spårbarhet och gör det möjligt att förstå de beslut som fattats under granskningen.
Är en granskningshandling samma sak som en remisshandling?
Inte nödvändigtvis. Begreppen kan användas olika i olika organisationer och projekt. En granskningshandling är normalt framtagen för att ett tekniskt underlag ska granskas och kvalitetssäkras, medan en remisshandling ofta används när andra parter ska lämna synpunkter eller yttranden. Vad handlingen kallas kan därför bero på projektets arbetssätt och organisation.
Är granskningshandling ett formellt standardiserat dokument?
Nej, begreppet beskriver framför allt handlingens funktion i projektprocessen. Exakt vilka dokument som ingår, hur de granskas och vilka statusar som används kan variera mellan projekt, beställare och organisationer.
Vad är resultatet av en bra granskning?
Resultatet är ett bättre och tydligare projekteringsunderlag där identifierade fel och brister har hanterats innan handlingarna går vidare. Minst lika viktigt är att det finns en dokumenterad historik över vilka synpunkter som kommit in, hur de har besvarats och vilka beslut som fattats.
Kan en granskning ersätta projekteringsansvaret?
Nej. En granskning är ett kvalitetssäkrande steg, men det ersätter inte projektörens eller andra ansvariga aktörers ansvar för att handlingarna är korrekta och uppfyller projektets krav. Granskaren bidrar med ett oberoende eller kompletterande perspektiv, men det slutliga ansvaret ligger kvar hos den som ansvarar för projekteringen och handlingarna.
Redo att testa Granskningshandling?
Samla synpunkter, handlingar och granskningsperioder digitalt på ett ställe.
Till Granskningshandling →